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Bancos -> Manutenção; Bancos -> Consulta movimento; Bancos -> Saldo dia; Bancos -> Conciliação -> Conciliação em grade; Bancos -> Conciliação -> Conciliar por registro; Bancos -> Conciliação -> Movimento conciliados; Bancos -> Conciliação -> Saldo conciliação; Bancos -> Contas; Bancos -> Contas de Clientes; Bancos -> Histórico de movimento; Bancos -> Listagem -> Parcial - Lançamentos não conciliados; Bancos -> Listagem -> Geral - Movimento total de um período; Bancos -> Listagem -> Movimentos conciliados; Bancos -> Listagem -> Cheques emitidos; Bancos -> Listagem -> Movimento de conta clientes.
Este menu que era inicialmente para controle de apenas as contas bancárias do tipo MOVIMENTO. Porém com o passar do tempo e a evolução das necessidades, este menu passou a controlar outros tipos de contas, como: APLICAÇÕES, EMPRÉSTIMO, PENDÊNCIAS, DIVERSOS, CAIXA, VENDEDOR e VENDA CLIENTE. Cada tipo tem uso e funcionalidade específica.
Para implantar e iniciar a movimentação de uma conta é bastante simples e requer poucos processos. Siga os seguintes procedimentos:
a) Pegue o extrato bancário da conta e efetue a conciliação do mesmo com o seu controle manual para eliminar todos os lançamentos que você efetuou e que já constam no extrato bancário. Feito isto:
b) Vá no sistema e no menu manutenção e efetue um lançamento a débito ou a crédito no valor que o saldo do seu extrato bancário na sua conta. EFETUE A CONCILIAÇÃO DESTE LANÇAMENTO. Veja que o saldo de conciliação no nosso sistema fica igual ao saldo do extrato bancário.
c) Agora efetue os lançamentos, depósitos, cheques, cheques pré datados que ainda não entraram no seu extrato bancário. Atenção com os prés datados, pois eles serão lançados nas contas a pagar e você poderá ficar com duplicidade de débito nas contas a pagar.
d) Veja agora que o sistema controla dois saldos, o saldo da conta e o saldo da conciliação. Se o saldo da conciliação estiver igual ao saldo do último extrato, significa que os lançamentos até ai esta absolutamente corretos.
1. Manutenção – Menu utilizado para fazer a manutenção dos lançamentos nas contas. Quando entramos neste menu, temos quatro opções: Incluir, Alterar, Excluir e Retornar. Nem sempre é possível fazer a exclusão de um lançamento, principalmente quando este estiver ligado a outros registros no financeiro.
2. Consulta movimento – Utilizado para efetuarmos a consulta de registros, seja para visualizar ou para alterar algum registro. Para alteração é necessário conhecer o número do registro do lançamento
3. Saldo dia – Consulta rápida dos saldos atuais (do sistema) de qualquer grupo de conta, totalizando a soma dos saldos destas contas. Por padrão o sistema oferece "Até a Data Atual", porém esta data pode ser mudada para uma data futura. O Sistema sempre computará todos os cheques pré datados até a data solicitada.
4. Conciliação – Conciliação é conferência dos lançamentos do nosso sistema com os lançamentos que aparecem no extrato do banco. Se possível, e aconselhável que se faça a conciliação diária ou de pequenos períodos. Quando se deixa um mês inteiro, dependendo do movimento, pode ficar complicado e bastante trabalhoso.
4.1. Conciliação em grade – Esta é a opção a indicada, pois não necessita de impressão do estrato. Todos os registros da conta selecionada, que ainda não foram conciliados, são apresentados numa grude, bastando então apenas marcar os lançamentos que aparecem no estrato bancário. Caso o estrato bancário apresente lançamentos que não constam no nosso movimento, podemos incluí-los a parti desta própria tela.
4.2. Movimento conciliados – Mostra os registros conciliados numa determinada data e permite o ANULAMENTO DA CONCILIAÇÃO, caso um registro tenha sido conciliado indevidamente.
4.3. Conciliar por registro – Aqui a conciliação é feita pelo número do registro. É necessário imprimir o extrato para fazer a conciliação. Bancos -> Listagem -> Parcial - Lançamentos não conciliados.
4.4. Saldo conciliação – Apenas para visualizar o saldo de conciliação de qualquer conta.
5. Contas – Para cada conta é necessário criar um registro com as suas características que a define individualmente no sistema. Vejamos cada campo e sua utilização:
Abaixo, detalhamento dos números vermelhos da figura:
1. Número – É o código reduzido interno da conta que será usado pelo usuário no dia-a-dia para efetuar os lançamentos de seus registros.5.2.
2. Código Base da agência. A agência deverá ser cadastrada como um fornecedor, pois esta é uma prestadora de serviço e gerará despesas a serem lançadas neste fornecedor.
3. CC – É o número da conta corrente junto ao banco, pode conter números e letras.
4. Tipo – Temos diversos grupos de contas, com finalidades específicas. Tais como:
MOVIMENTO – (M) Tipo de movimento bancário normal.
APLICAÇÕES – (A) Aplicações de sobras da conta movimento, porém com possibilidade de resgate a qualquer momento. Ela representa disponibilidade de caixa.
EMPRÉSTIMO – (E) Conta de crédito rotativo para suprir eventuais necessidades de caixa, transferindo valores para conta movimento para suprir rapidamente necessidades de caixa.
PENDÊNCIAS – (P) Usada para registrar débitos (cheques devolvidos) que aparecem no extrato bancário, porém o banco ainda não entregou o documento. É uma escrituração temporária, pois quando recebermos o documento pendente, então devemos baixá-lo desta conta.
OBS.: Podemos configurar histórico e débito e credito pendente de forma que ao efetuarmos o lançamento na conta movimento, o sistema automaticamente efetuará o lançamento na conta pendência.
DIVERSOS – (D) Para controle outras contas. Cuidado para não colocar contas de diretores, pois isto caracteriza caixa 2 na empresa e pode vir a dar problema com o fisco.
CAIXA – (X) O sistema somente aceita UMA conta deste tipo. Para quem quiser controlar um caixa poderá usar esta conta.
VENDEDOR – (V) Contas usadas para vendedores de atacados. Cada vendedor terá sua conta corrente para controle de todo histórico de débitos e créditos que a empresa faz com ele, como pagamento de comissão, estorno de comissão, antecipação de comissão, desconto das parcelas vincendas da antecipação, débitos de compras efetuadas, etc.
VENDA CLIENTE - (C) As Centrais de Compra tem como clientes somente as lojas ou mercados associados. Cada qual possui uma conta corrente (tipo C) para controle de seu movimento de débitos e créditos junto a Central. Na conta individual de cada associado são registradas todas as compras, devoluções, pagamentos, etc., dando desta forma um controle total sobre a movimentação de cada associado. Possibilidade de emissão de extrato demonstrativo de qualquer período.
5. Nome – Descrição do nome da conta
6. Layout de cheque – Modelo de impressão de cheque que será usado nesta conta. Primeiramente deve-se definir o Layout, para depois atribuir a conta
7. Se a conta esta ou não ativa.
6. Contas de Clientes - Menu exclusivo para o cadastro de contas tipo VENDA CLIENTE, pois exige a vinculação do código do cliente ao qual pertence a conta. Utilizado somente por central de compras
7. Histórico de movimento – Todo registro necessita um histórico, que define a natureza do lançamento e outras ações adicionais ao registro de um lançamento.
Abaixo, detalhamento dos números vermelhos da figura:
1. Número do histórico. Pode ser atribuído manualmente ou pelo sistema.
2. Nome do Histórico – Descrição que representa o histórico
3. Tipo da conta – Para uso futuro.
4. Crédito – Marcar se o histórico destina-se a lançamentos a CRÉDITO das contas.
5. Débito - Marcar se o histórico destina-se a lançamentos a DÉBITO das contas.
6. Pré Datado - Marcar se o histórico destina-se a lançamentos PRÉ DATADOS das contas, normalmente usado para o para lançamento de cheques pré datados.
7. Solicita Favorecido – Se obriga a indicação de um favorecido, que deve ser um registro do cadastro Base do sistema. Normalmente para indicar o FAVORECIDO do cheque.
8. Lança Conta a Pagar – Se lança o registro nas contas a pagar. Todo cheque pré datado é obrigatoriamente lançado nas contas a pagar.
9. Baixa conta pagar – Se baixa nas contas a pagar no mesmo instante que lança nas contas a pagar.
10. Número documento obrigatório – Marcar se é obrigatório informar o número do documento para efetuar o registro. Exemplo: Cheque deve ser obrigatório.
11. Lança na conta pendência – O sistema somente pode ter UMA única conta do tipo “P” Pendência. Ela é usada para registramos lançamentos pendentes por falta de documento. Exemplo: O banco lança a devolução de cheque depositado. Quando vamos fazer a conciliação ainda não temos o documento em mãos, porém temos que lançar o débito na conta movimento para podermos fechar a conciliação. Lançamos então o cheque na conta movimento com um histórico específico para isto. O sistema automaticamente criará o lançamento na conta PENDÊNCIA. Quando chegar o documento (cheque sem fundo) temos que então efetuar lançamento na conta de pendência para anularmos o lançamento anterior e registrar o cheque nas contas a receber. Desta forma não temos a preocupação de esquecer algum cheque no banco.
12. Carteira usada para lançar nas contas a pagar que o histórico assim o exigir.
13. Portador usada para lançar nas contas a pagar que o histórico assim o exigir.
14. Tipo do Título usada para lançar nas contas a pagar que o histórico assim o exigir.
15. Se o histórico imprime cheque
16. Se o histórico imprime cópia do cheque.
8. Listagem
8.1. Parcial - Lançamentos não conciliados – Lista de todos os registros NÃO CONCILIADOS e os cheques pré datados. Pode-se limitar a impressão dos cheques pré datados.
8.2. Geral - Movimento total de um período – Lista de TODOS REGISTRO de um determinado período, independentemente de estarão ou não conciliados.
8.3. Movimentos conciliados – Usado para listar os registros conciliados numa determinada data. Pode acontecer que a pessoa fique confusa e não sabe mais o que conciliou na data. Então basta usar este relatório para ter uma visão geral do que foi feito.
8.4. Cheques pré-datados emitidos – Lista de cheques pré datadas de um período, comparando os pré datados com os lançamentos das contas a pagar.
8.5. Cheques emitidos – Lista de todos os cheques de um período, comparando os cheques com os lançamentos das contas a pagar.
8.6. Movimento de conta clientes – Exclusivo para centrais de compras. Lista o extrato do movimento de um cliente de um determinado período. Geralmente utilizado quando a central de compras deseja unir informações de mais de um banco de dados
Configuração dos Parâmetros
Abaixo, detalhamento dos números vermelhos da figura:
1. Movimento Bancário - Manutenção
1.1. Conta Padrão – É o número da conta do lançamento que será usada inicialmente quando o usuário inicia a manutenção de lançamentos de movimento bancário. O usuário poderá mudar para outro número de conta. A partir daí, enquanto o usuário permanecer na tela de manutenção, o sistema continuará usando a última conta usada, agilizando assim os seus lançamentos.
1.2. Histórico Padrão – É o número do histórico do lançamento que será usada inicialmente quando o usuário inicia a manutenção de lançamentos de movimento bancário. O usuário poderá mudar para outro número de histórico. A partir daí, enquanto o usuário permanecer na tela de manutenção, o sistema continuará usando o último histórico usado, agilizando assim os seus lançamentos.
2. Impressão de Cheque - Pagar
2.1. Histórico Cheque a Vista – Código do histórico que define pagamento com cheque a vista. Neste caso o sistema não permite data de emissão maior que o dia corrente. Também não lança este cheque nas contas a pagar.
2.2. Histórico Cheque a Prazo (pré datado) – Código do histórico que define pagamento com cheque a prazo (pré datado). Neste caso o sistema somente permite data de emissão maior que o dia corrente. Estes cheques são lançados nas contas a pagar, pois representam compromisso futuro.
3. Movimento Bancário – Consulta - Consulta de movimentos bancários ou movimentos dos outros tipos de contas, como vendedores, clientes, etc.
3.1. Mostrar registros – Quantidade de dias retroativos que o sistema mostra os registros numa consulta de movimento. Normalmente não há necessidade de mostrar todos os registros antepassados. O usuário pode alterar este valor na própria tela de consulta caso ele tenha necessidade de visualizar os lançamentos de um período diferente ou maior.
3.2. Permite excluir movimento bancário sem excluir das contas a pagar – Todo cheque pré datado naturalmente tem um vínculo com as contas a pagar, seja só com o cheque do pagar ou com diversos títulos que foram pagos com o cheque. Se MARCADA esta opção o sistema o sistema permite que seja excluído ou alterado o registro do movimento bancário independentemente do vinculo com as contas a pagar. Se DESMARCADA esta opção, o sistema não permitira a exclusão ou alteração do registro bancário quando há vinculo com as contas a pagar.
4. Vendas da Central para clientes - A Central de Compra têm como clientes somente as lojas ou mercados associados. Cada qual possui uma conta corrente (tipo C) para controle de seu movimento de débitos e créditos junto a Central.
4.1. Histórico padrão (Vendas de Central de Compra) – Histórico usado pelo sistema para lançamento dos débitos na conta do cliente de todos os faturamentos de mercadoria emitidas para ele.
5. Parcelamento de adiantamento e/ou Vale – Em atacados ou mesmo em Central de compras com vendedores ou representantes externos é comum fazer antecipação de vencimentos para serem descontados em parcelas futuras, com ou sem juros, nas suas respectivas contas (tipo V). Para tanto é necessário efetuar o crédito, o débito e os débitos (pré datados) das parcelas vincendas na respectiva conta. O procedimento para este tipo de adiantamento ou vale encontra-se em: Orçamento -> Movimentação financeira vendedor -> Adiantamento / Vale.
5.1. Histórico padrão para DÉBITO – Código do histórico que o sistema usará para lançar o débito do adiantamento e/ou Vale (saque do valor do adiantamento).
5.2. Histórico padrão para DÉBITO – Código do histórico que o sistema usará para lançar o crédito do adiantamento e/ou Vale (liberação do valor do adiantamento).
5.3. Histórico padrão para DÉBITO das PARCELAS - Código do histórico que o sistema usará para lançar o debito do Parcelamento do adiantamento e/ou Vale com vencimento futuro, conforme negociado.